Dirk Verburg

Machen Sie Ihre Verantwortlichkeiten zu Ihrer Priorität

Für viele Führungskräfte gleicht ihr Tag im Büro dem Trinken aus einem Feuerwehrschlauch. Sie müssen nicht nur an einer grossen Anzahl von Besprechungen teilnehmen (oft direkt hintereinander), sie werden auch von einem kontinuierlichen Strom von Ad-hoc-Fragen ihrer Mitarbeiter, Kollegen, Kunden und Linienvorgesetzten getroffen, die ihre Aufmerksamkeit und ihr Handeln erfordern.

Vor ein paar Jahren begann ich, mir wirklich Sorgen um meine persönliche Effektivität zu machen. Trotz der unverschämten Anzahl an Stunden, die ich bei der Arbeit verbrachte, fand ich es zunehmend schwierig, meine Aufgaben zu erledigen und meine Projekte abzuschliessen. Um dies anzugehen, entschied ich mich, meine Arbeitslast zu analysieren, um herauszufinden, was ich tun könnte, um dies zu ändern.

Für wen arbeiten Sie?

Das schockierende Ergebnis meiner Analyse war die Erkenntnis, dass ich den überwiegenden Teil meiner Zeit damit verbrachte, Arbeit für andere Leute zu erledigen.

Noch schockierender war meine Entdeckung, dass der Grossteil meiner Arbeit nicht von meinem Linienvorgesetzten kam, sondern von meinen eigenen Mitarbeitern, meinen Kollegen und verschiedenen Personen in Stab- und Supportabteilungen. Dies führte zu der Situation, in der die einzige Zeit, in der ich eine Gelegenheit zu haben schien, an meinen eigenen Aufgaben und Projekten zu arbeiten, nach 17 Uhr war… wenn die Leute, für die ich während des Tages gearbeitet hatte, auf dem Heimweg waren…

Die Steigerung Ihrer Produktivität löst das Problem nicht

Ich entschied, dass ich anfangen musste, ernsthaft in meine Produktivität zu investieren. Ich las alle Bücher über persönliche Effizienz, Zeitmanagement und Delegation, derer ich habhaft werden konnte, nahm an Trainingsprogrammen teil und optimierte meine Outlook- und Lotus Notes-Systeme, um Nachrichten automatisch in spezifischen Ordnern zu speichern, Erinnerungen zu senden, E-Mails automatisch mit Vorlagen auszufüllen, Aktionspunkte zu verfolgen usw.

Leider war das einzige Ergebnis, dass ich noch produktiver darin wurde, die Arbeit für die Leute zu erledigen, die das Problem überhaupt erst für mich geschaffen hatten. Als Ergebnis davon wurde ich mit noch mehr Arbeit von ihnen belohnt und musste immer noch bis 17 Uhr warten, bis ich an meinen eigenen Aufgaben und Projekten arbeiten konnte.

All dies änderte sich eines Morgens, als ich in einem inspirierten Moment das Whiteboard in meinem Büro löschte und begann, eine Liste der Aufgaben und Projekte zu erstellen, für die ich persönlich verantwortlich war. Ich war nicht erfreut über das, was ich sah: Ich war mit meinen eigenen Aufgaben und Projekten deutlich im Rückstand, aufgrund all der Zeit und Mühe, die ich investiert hatte, um die Arbeit für andere Leute zu erledigen.

Ein neues Arbeitsmuster

Von diesem Moment an änderte ich meine Arbeitsgewohnheiten. Seit diesem Tag ist das Erste, was ich tue, wenn ich in meinem Büro ankomme, auf mein Whiteboard zu schauen. Dies zeigt nun meine Projekte und meine Aktionspunkte ; was es mir ermöglicht, meinen Arbeitstag mit dem Vorantreiben meiner Projekte und meiner Aktionspunkte zu beginnen.

Ein typisches Beispiel meines Tages begann wie folgt auszusehen. Sobald ich im Büro ankam, begann ich mit dem ersten Aktionspunkt auf meinem Whiteboard: Schreiben eines Vorschlags für Projekt X. „Mmm, ich brauche noch die Informationen, die John mir versprochen hat, bezüglich des für dieses Projekt benötigten Budgets, lass mich ihm eine E-Mail schicken, um ihn daran zu erinnern“. Nach 2 Minuten Schreiben dieser E-Mail gehe ich zum nächsten Punkt auf meinem Whiteboard über: Besetzung einer entscheidenden Finanzrolle. „Ich scheine nicht genug interne Bewerber für diese Position zu bekommen, lass mich eine E-Mail mit der Stellenbeschreibung an Anne bei der Personalberatung Z schicken und fragen, ob sie mich diesen Freitag zwischen 13 und 16 Uhr anrufen könnte, um dies zu besprechen“.

In diesem Modus arbeitete ich mich durch jedes meiner 10-15 Projekte auf dem Whiteboard. Normalerweise dauerte dies nicht länger als 20 – 40 Minuten. Sobald dies abgeschlossen war, konnte ich viel entspannter an Projekten und Aktionen arbeiten, die von anderen Leuten initiiert wurden, weil ich wusste, dass meine Projekte und meine Aktionspunkte bereits adressiert worden waren.

Wenn Sie ebenfalls unter mangelnder persönlicher Effektivität leiden, könnten Sie in Erwägung ziehen, derselben Strategie zu folgen. Natürlich müssen Sie kein physisches Whiteboard verwenden. Ein Stück Papier oder eine elektronische Aufgabenliste könnten den Zweck für Sie erfüllen. Das Wichtigste ist jedoch, jeden Arbeitstag mit der Überprüfung Ihrer Aufgaben und Ihrer Projekte zu beginnen, nicht derer von anderen Leuten.

Ist das nicht egoistisch?

Ein ehemaliger Kollege von mir verwendet immer die Analogie der Sicherheitsanweisungen im Flugzeug, wenn wir dieses Thema diskutierten:

„Bevor Sie anderen helfen, setzen Sie immer zuerst Ihre eigene Sauerstoffmaske auf.“

Dies ist auch genau das, was Feuerwehrleute tun, wenn sie Brände bekämpfen: Sie wissen, dass ihre persönliche Effektivität buchstäblich den Unterschied zwischen Leben und Tod von Menschen ausmachen könnte, die in diesem Feuer gefangen sind, und sie wissen, dass sie ihnen nicht helfen können, es sei denn, sie setzen zuerst ihre Sauerstoffmasken auf.

Dasselbe gilt im Geschäftsleben; meistens werden wir in einer viel besseren Position sein, anderen zu helfen, wenn wir ihnen unsere ungeteilte Aufmerksamkeit schenken können, anstatt mit einem nagenden Gefühl im Hinterkopf zu arbeiten, dass die längerfristigen Themen, für die wir verantwortlich sind und von denen sie ebenfalls profitieren werden, nicht angemessen adressiert wurden…

By the brigens, sind Sie daran interessiert, wie Sie Ihre Prioritäten bestimmen können? Der folgende Ansatz könnte hilfreich sein: Schritt 1 – Schreiben Sie eine Liste von fünfundzwanzig Dingen, die Sie in den nächsten zwölf Monaten erreichen wollen, auf eine Seite. Schritt 2 – Wenn Sie nur fünf dieser Dinge in den nächsten drei Monaten tun könnten – umkreisen Sie die fünf, die Sie tun würden. Schritt 3 – Kopieren Sie diese auf eine neue Seite und schreiben Sie „Die Prioritätenliste“ oben auf die Seite. Schritt 4 – Streichen Sie die fünf eingekreisten Aktivitäten auf Ihrer ersten Seite durch und schreiben Sie „Die Vermeidungsliste“ oben auf diese Seite. („The Third Door“ – Alex Banayan) Alternativ – Unterteilen Sie Ihre Aktionen in drei Kategorien: Prioritätskategorie 1 – Muss erledigt werden Prioritätskategorie 2 – Sollte erledigt werden Prioritätskategorie 3 – Könnte erledigt werden und beginnen Sie jeden Tag mit den Punkten in Prioritätskategorie 1.Machen Sie Ihre Verantwortlichkeiten zu Ihrer Priorität